ESTANTERÍA DE ARCHIVOS DE HISTORIAS CLÍNICAS

ESTANTERÍA DE ARCHIVOS DE HISTORIAS CLÍNICAS

Las estanterías son el elemento indispensable en un archivo para poder instalar los documentos. Deben tener unas características determinadas y atender a una serie de directrices:

- Han de ser sólidas, preferiblemente de metal, y su espesor ha de ser suficiente para soportar el peso de los documentos. 

- Deben estar elevadas unos centímetros del suelo y cerradas por la parte superior y por los laterales como protección contra el polvo.

- Los estantes deben ser regulables para adaptarse a cualquier tipo de contenedores.

- El fondo de las baldas ha de ser tal que ni los documentos alojados ni sus contenedores sobresalgan de las mismas.

- La separación entre baldas debe dejar una holgura mínima de 3 cm entre la línea de coronación de los expedientes y la balda inmediata superior.

- La máxima longitud aconsejable de la estantería es de 11m.

Existen dos tipos de estanterías:

• SISTEMA CLÁSICO: Está compuesto por armarios-estanterías fijos, a una o dos caras y separados entre sí por pasillos de por lo menos 0,80m.

• SISTEMA COMPACTO: Está compuesto de unidades modulares de armarios-estanterías móviles llamados vagones, que se deslizan sobre raíles empotrados en el pavimento. El deslizamiento de cada unidad permite reducir el número de pasillos a uno solo. 

• Con este sistema se permite mayor aprovechamiento del espacio que con el sistema clásico. En este sistema, los armarios pueden ser simples o dobles y los sistemas de accionamiento de los vagones pueden ser manual, mecánico a volantes o discos o automático a pulsadores 

CAJAS Y CARROS DE TRANSPORTE DE HISTORIA CLÍNICA

CAJAS Y CARROS DE TRANSPORTE DE HISTORIA CLÍNICA

Los carros de transporte de Wanzl están hechos para mover objetos pesados o voluminosos. Las diferentes series se utilizan tanto en tiendas especializadas como en almacenes. Con los prácticos carros de la serie SP puede desplazar fácilmente tableros y encimeras de trabajo para la cocina. Equipados, a elección, con una plataforma antideslizante de madera o de varilla, permiten llevar con facilidad objetos grandes y pesados de centros de bricolaje y de materiales de construcción de la estantería a la caja, pasando por el aparcamiento y hasta el vehículo propio. Opcionalmente, unos estribos adicionales evitan que se deslice la mercancía. Por lo tanto, para el transporte seguro solo se requiere una única persona que empuje el carro. Al dotar los carros de transporte de una consigna para carros, se pueden encadenar en poco espacio, de forma similar a los carros de autoservicio convencionales.  



Serie T para profesionales 

Bajo el nombre de serie T, Wanzl reúne los carros de transporte para comercios de bebidas, Cash & Carry o centros de bricolaje. Es decir, de manera general para comercios donde los clientes compran muchos productos distintos con unos pesos muy variados. Un clásico probado entre los carros de transporte es el modelo T26B, que dispone de una amplia plataforma de carga de madera y posee una cesta de rejilla situada debajo de los mangos ergonómicos. Esto permite a los clientes transportar elementos pequeños separados de las grandes cajas de bebidas o sacos de tierra o similares. Según la oferta del comercio en cuestión, el modelo T26B también se ofrece en una versión más pequeña o sin cesta de rejilla. A la hora de diseñar sus carros de transporte, Wanzl se adapta por completo a las necesidades de sus clientes de los ámbitos más diversos. 

Las ruedas son determinantes 

Sin unas buenas ruedas, un carro de transporte no vale ni la mitad. Todos los carros de autoservicio o de transporte de Wanzl despuntan por su probada tecnología: las denominadas ruedas Wanzl-Bonded-on, que ofrecen una elevada capacidad de carga y aseguran la estabilidad direccional y un movimiento suave. La superficie de rodadura de los carros de transporte está fabricada de goma, en parte con anillos de protección de plástico. Algunos modelos poseen una quinta rueda montada en el centro que facilita la dirección y evita que el carro se vaya desviando en pendientes. 

¿QUE ÈS LA NHC?

¿SABES COMO TE IDENTIFICAN EN EL HOSPITAL?!!!

La NHC es el identificador utilizado para marcar las HC hospitalarias. Es un número secuencial que proporciona el ordenador en el momento en el que  el paciente acude por primera vez al centro recebir asistencia.

¿Cómo identificar a los pacientes en los sistemas sanitarios?Uno de los mayores quebraderos de cabeza de los profesionales que diseñan sistemas informáticos sanitarios es cómo identificar de manera única e inequívoca a los pacientes que serán registrados en ellos. Para resolver esto, la primera aproximación que puede venir a la cabeza es utilizar los mismos sistemas que se usan en la vida “off line” para identificarnos. Sin embargo, utilizarlos no constituyen una buena solución (o al menos, no una solución completa) cuando hablamos de sistemas de información sanitaria. Vamos a ver por qué:

• Nombres y Apellidos

• Nº SS (NASS)

• DNI

Viendo lo anterior, ¿cómo nos identifican entonces en los sistemas sanitarios? Antes incluso de la irrupción de la informática, ya tenían sistemas para codificar y clasificar nuestras historias clínicas, usando un número al que se denomina comúnmente Número de Historia Clínica (NHC). ¿Cuál es el problema? Que ese número es único y distintivo de cada paciente, pero solo dentro del ámbito de la institución sanitaria. Es decir, en el Hospital X puedo tener un número y en el Z otro diferente, y en el centro de salud otro que sea Y. Es decir, que si quiero compartir información, el número que me identifica en un hospital no vale para otro distinto en el que también puedo tener un historial.

Debido a todo lo anterior, se planteó utilizar un código de identificación único de paciente, CIP, para evitar todos estos problemas. Pero, ¿cómo implementar un código único en un sistema descentralizado en autonomías, como el nuestro? En los próximos artículos abordaremos esta cuestión.

PARA MAS INFORMACIÓN PUEDES CONSULTAR LA SIGUIENTE PAGINA WEB:

http://susananajera.com/como-identificar-a-los-pacientes-en-los-sistemas-sanitarios/

EXPURGO DE LAS HC

SE DESHACEN DE TU HISTORIA CLÍNICA!!!

El expurgo de los Documentos Clínicos.
 Trata en deshacer los documentos clinico asistenciales de los cuales han pasado 5 años.
No existe un criterio común a nivel nacional sobre qué documentos de la HC deben conservarse permanentemente y cuáles pueden eliminarse, aunque queda claro que la documentación clínica forma parte del patrimonio cultural de una nación y que, por tanto, deben tomarse medidas para su conservación destruyendo sólo aquellos documentos que han perdido sus valores primario y secundario.
Documentos que pueden ser destruidos pasado el tiempo correspondiente:

• Notas de enfermeria, hojas de balances hídricos y gráficas de enfermería: deben destruirse al alta del paciente.
• Registro de altas y fallecidos: después de 1 año.
• HC de urgencias y consultas externas: después de 2 años.
• Estadísticas mensuales del hospital: después de 5 años.
• HC: 10 años después del alta del paciente.
• Estadísticas anuales: deben conservarse indefinidamente. 
• Índice de pacientes, de enfermedades y de intervenciones: deben conservarse indefinidamente.
• Regístro del parto y registro de admisión con NHC: Deben conservarse indefinidamente.

PROCEDIMIENTO PARA ABORDAR EL EXPURGO DE UN ARCHIVO

• Determinar el valor de los documentos, analizando y estableciendo sus valores primarios y secundarios, y fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.
• Seleccionar los documentos que han de ser eliminados o conservados en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración.
• Redactar el manual de normas de actuación que reúne toda la información relativa a los aspectos orgánicos y funcionales de los documentos, así como las instrucciones relativas a períodos de transferencia, acceso y eliminación y/o conservación permanente.
• Establecer el cuadro de eliminación con la relación de documentos contenida en el correspondiente manual de normas, cuya propuesta de eliminación ha sido autorizada previamente por los órganos competentes. 
• Redactar el acta de eliminación donde se atestigua qué documentos se han eliminado con virtud del correspondiente cuadro de eliminación. 
• Eliminar los documentos, destruyéndolos físicamente, por cualquier método que garantice la imposibilidad de su reconstrucción.

LEY 21/2000 APROBADA POR EL PARLAMENTO CATALÁN
1.La historia clínica se ha de conservar como mínimo hasta veinte años desde la muerte del paciente. No obstante, se podrán seleccionar y destruir los documentos que no sean relevantes para asistencia, transcurridos diez años desde la última atención al paciente. 2. En todo caso, en la historia clínica se han de conservar durante veinte años como mínimo a contar desde la muerte del paciente, y junto con los datos de identificación del paciente: las hojas de consentimiento informado, los informes de alta, los informes quirúrgicos y el registro del parto, los datos relativos a la anestesia, los informes de exploraciones complementarias y los informes de necropsia. 3. No obstante lo que se establece en los apartados 1 y 2 de este artículo, la documentación que a criterio del facultativo sea revelante a efectos preventivos, asistenciales o epidemiológicos se conservarán durante todo el tiempo que haga falta.
PARA ACLARACIÓN PUEDES VER ESTE VIDEO:
https://www.youtube.com/watch?v=gLYGH5N8EYI

EXTERNALIZACIÓN DE LAS HC

YA NO CABEN MAS HISTORIAS CLÍNICAS!!!

Esta fase del proceso vital de una HC, incluye el inventariado, el transporte, el depósito y la custodia de los fondos documentales, desde las dependencias donde actualmente se encuentran a las dependencias de la empresa adjudicataria. 

El inventariado supondrá la identificación de todas y cada una de las unidades entregadas en depósito, al menos por número de historia clínica. 

La empresa adjudicataria se compromete a facilitar al hospital una copia del inventario resultante, en soporte y formato totalmente compatible con el sistema de información del hospital, para que éste pueda actualizar sus bases de datos. 

El transporte de los fondos se adaptará a las necesidades del hospital y durante cualquier momento del mismo debe estar garantizado el acceso a los fondos afectados y a su gestión diaria a requerimiento del hospital. 

El depósito y custodia de los fondos externalizados se realizará exclusivamente en dependencias de la empresa adjudicataria y por personal a su cargo. 

El hospital designará una persona delegada para la supervisión de todas las operaciones de manipulación, de inventariado y de traslado de los fondos. Dicha persona podrá efectuar muestreos sobre las series externalizadas antes de la firma conforme del proceso.

PARA MAS INFORMACIÓN PUEDES CONSULTAR ESTA PAGINA WEB:

http://www.emprendelo.es/contratos-publicos/1354220428549/1109266750213/1354220677690.pdf

CLASIFICACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA POR NUMERO TERMINAL

CLASIFICACIÓN  Y HISTORIAS CLÍNICAS POR NÚMERO TERMINAL

Introducción
La identificación de las HC se realiza mediante un número secuencial único y permanente ( una vez asignado , el paciente siempre será identificado por el mismo número), otorgando por la institución y que se asignará en el primer contacto que el paciente tenga con ésta.

Existen dos métodos principales para el Archivo númerico, el convencional ( por número consecutivo) y el método digito terminal.

-Sistema de Doble y Triple Digito Terminal

Ordenación de las historias clínicas por doble/triple digito terminal es un sistema de gestión de archivos que no clasifica los documentos archivados por números consecutivos sino por identidad sucesiva de los dos /tres números finales
El método convencional es archivar las HC en estricto orden ascendente, lo cual es útil en establecimientos con poco volumen de atención. El método dígito terminal es rápido, seguro y preciso, basado en un principio matemático que asegura una distribución equitativa de HC  entre 100 secciones. 

Ventajas:

-Disminuye los errores de archivado
- Disminuye las cargas de trabajo al agilizar el método
- Distribución del espacio de manera homogénea
-Ahorro del espacio
- Permite detectar fácilmente los errores de archivado
-No afecta a la extracción de expedientes para el pasivo.

Segun el sistema Digito-Terminal , el cual consiste en dividir el número  de la historia clínica en cifras de dos o tres digitos, ( seguún el tamaño del archivo) empezando por la derecha;paralelamente a esto dividimos el archivo  en 100 secciones y estas a su vez en 100 subsecciones( esta última división a veces puede obviarse por motivos de espacio, quedándonos  sólo con una división  en 100 secciones). asignamos por ejemplo un doble digito a cada sección y archivamos las historias clinicas empezando por el doble digito de la derecha. Así, por ejemplo la Historia Clinica 214301 (21-33-01) se archivaría en la sección 01 y junto a todas las historias clinicas cuya terminación fuera 01, y subseccion 43 , o bien la historia 30843 estará en el sector 43, subsector 100000.
De esta manera podemos recuperar el espacio que queda al extraer una historia de una colección documental de cientos de miles.

Convencional:

El archivo de historias clínicas por este método sigue una secuencia consecutiva según su numeración y se lee de izquierda a derecha.
La ventaja de este método son:
Facilidad con que se aprende
Desventajas:
Los errores de archivo son más frecuentes al aumentar el número de dígitos en la historia clínica. A medida que crece el archivo aumenta la posibilidad de error. El archivo de historias clinicas por este método sigue una secuencia consecutiva según su numeración y se lee de izquierda a derecha.
PARA MAS INFORMACIÓN AQUI OS DEJO EL LINK DE UNA PAGINA WEB:
http://elcajondewatson.blogspot.com.es/2008/04/clasificacin-por-dgito-terminal.html